Sindicato de los Trabajadores del Sector Educativo de Santander — SES
NIT 890.206.219-0 · Carrera 27 No. 34-44, Bucaramanga, Santander
El SINDICATO DE LOS TRABAJADORES DEL SECTOR EDUCATIVO DE SANTANDER — SES, NIT 890.206.219-0, con domicilio en la Carrera 27 No. 34-44 de Bucaramanga, Santander, teléfono 607 685 4530, correo electrónico de protección de datos protecciondatos@sindicatoses.org y sitio web www.sindicatoses.org, es el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados de sus afiliados, aspirantes a afiliación, directivos, funcionarios, contratistas, proveedores, visitantes de la sede y demás titulares con quienes se relaciona, conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
La atención de consultas y reclamos en materia de protección de datos está a cargo de Área de Sistemas del SES, a través del canal indicado en esta política.
Esta política aplica al tratamiento de datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos, transferidos o suprimidos por el SES mediante medios físicos, digitales, telefónicos, formularios web, formularios de afiliación, eventos, bases de datos internas, sistemas de mensajería, correo electrónico, WhatsApp, SMS, videovigilancia y demás canales institucionales.
El SES podrá tratar datos personales de las siguientes categorías de titulares: afiliados, aspirantes a afiliación, directivos sindicales, funcionarios, trabajadores, contratistas, proveedores, visitantes, participantes en eventos, beneficiarios de programas institucionales, familiares o beneficiarios de afiliados y menores de edad representados por sus padres o acudientes.
Los datos tratados podrán incluir información de identificación, contacto, ubicación general, información laboral, información de afiliación sindical, información de cuotas sindicales, datos de participación en actividades, imágenes de videovigilancia, datos biométricos de control de acceso del personal, datos de salud cuando sean necesarios, datos de beneficiarios, información jurídica y demás información estrictamente necesaria para el cumplimiento de las finalidades autorizadas.
Los datos personales son tratados para las siguientes finalidades:
El tratamiento de la información relativa a la afiliación sindical se realiza en desarrollo de las actividades legítimas del SES y exclusivamente para sus fines sindicales, gremiales, administrativos, jurídicos, estatutarios y de representación. Esta información no será suministrada a terceros, salvo autorización del titular, obligación legal, orden de autoridad competente o necesidad para el ejercicio o defensa de derechos.
El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles, salvo las excepciones previstas en la ley. Cuando se solicite autorización para tratar datos sensibles, el SES informará al titular cuáles datos tienen esta naturaleza, la finalidad específica de su tratamiento y el carácter facultativo de la respuesta cuando corresponda. La autorización será previa, expresa e informada. Los datos sensibles se protegen con medidas de seguridad reforzadas y acceso restringido.
Datos biométricos: el SES utiliza un sistema biométrico de control de acceso para el registro de ingreso de su personal, que opera en una plataforma separada de las demás bases de datos del sindicato. Estos datos se tratan con la finalidad exclusiva de control de acceso y registro de asistencia, con autorización previa, expresa e informada del titular, medidas de seguridad reforzadas y acceso restringido al personal autorizado. No se usan para ninguna otra finalidad ni se comparten con terceros, salvo obligación legal u orden de autoridad competente, y se conservan únicamente mientras subsista la relación con el SES y por los términos legales aplicables.
Datos de menores de edad: el SES tratará datos de niños, niñas y adolescentes únicamente cuando sea necesario para actividades familiares, auxilios, eventos, beneficios, programas institucionales o finalidades directamente relacionadas con el bienestar de los afiliados y sus beneficiarios. Dicho tratamiento se realizará con autorización del representante legal, respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y evitando recolectar información excesiva o innecesaria.
El SES capta y difunde imágenes, videos y audios de las actividades, eventos y notas institucionales en su sitio web y en redes y plataformas de terceros (Facebook, YouTube, Instagram, entre otras), con fines de comunicación, divulgación y memoria institucional. Este tratamiento se realiza así:
El uso de imagen es voluntario, gratuito, no se destina a fines comerciales, y el titular (o su representante) puede revocarlo escribiendo a protecciondatos@sindicatoses.org. El SES retirará el contenido de sus canales propios y gestionará el retiro en plataformas de terceros dentro de sus posibilidades.
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular tiene derecho a:
El ejercicio de estos derechos será gratuito y podrá realizarse directamente por el titular, por sus causahabientes, por su representante legal o apoderado, previa acreditación de la calidad correspondiente.
Las consultas deberán contener como mínimo la identificación del titular, la descripción de la solicitud y un medio de contacto para remitir la respuesta. Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo.
Los reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria) deberán contener la identificación del titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o electrónica de contacto y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, el SES requerirá al interesado para que lo subsane dentro de los términos legales. Los reclamos se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles.
Si no es posible atender la solicitud dentro de dichos términos, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. La queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio procederá una vez el titular haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el SES, cuando ello sea exigible conforme a la ley.
El SES podrá contratar proveedores tecnológicos, administrativos, contables, jurídicos, de comunicaciones, hosting, correo electrónico, mensajería, SMS, WhatsApp, nube, soporte técnico, bases de datos, redes sociales y plataformas de difusión audiovisual (como Facebook, YouTube e Instagram), y otros servicios necesarios para el cumplimiento de sus finalidades. Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento cuando tratan datos personales por cuenta del SES.
El SES exigirá a sus encargados obligaciones de confidencialidad, seguridad, uso limitado a las finalidades autorizadas, atención de incidentes, devolución, supresión o eliminación de la información cuando termine la relación contractual, y prohibición de usar los datos para finalidades propias no autorizadas.
Cuando los proveedores del SES almacenen o traten información en servidores ubicados fuera de Colombia —como los servicios de bases de datos en la nube y las plataformas de difusión audiovisual (Facebook, YouTube, Instagram)—, el SES procurará que existan garantías contractuales, técnicas y organizacionales adecuadas para proteger los datos personales conforme al régimen colombiano de protección de datos. La transmisión internacional se realizará únicamente para el cumplimiento de las finalidades autorizadas y bajo instrucciones del SES.
La sede del SES cuenta con cámaras de videovigilancia con la finalidad exclusiva de garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones. Las zonas vigiladas están debidamente señalizadas. Las grabaciones se conservan por un período máximo de treinta (30) días y luego se sobrescriben, salvo requerimiento de autoridad competente o necesidad de conservarlas como evidencia.
El acceso a las grabaciones está restringido al personal autorizado. Su entrega a terceros solo procederá cuando medie autorización del titular, solicitud de autoridad competente o fundamento legal aplicable, procurando proteger los derechos de otras personas que aparezcan en las imágenes.
En caso de incidentes de seguridad que impliquen pérdida, acceso no autorizado, adulteración, fuga, destrucción, uso indebido o afectación de datos personales, el SES adoptará medidas de contención, investigación, mitigación y reporte conforme a la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Esta política rige a partir de la fecha de su adopción indicada en el encabezado y de su publicación en la página web institucional. Los datos personales se conservan mientras subsista la relación del titular con el SES y por los términos exigidos por las normas legales aplicables. La supresión de datos procederá cuando no exista una obligación legal, contractual, estatutaria o legítima que justifique su conservación. Cualquier modificación sustancial de esta política será informada oportunamente a través de www.sindicatoses.org.