Incapacidades y Licencias Médicas
Todo lo que el docente afiliado necesita saber para radicar correctamente sus incapacidades y licencias ante el FOMAG. Desde el 1 de julio ya no se transcriben las incapacidades de la red contratada.
Micrositio gestionado por la Secretaría de Seguridad Social del SES, como parte del acompañamiento permanente a los docentes afiliados de Santander.
¿Qué necesitas radicar?
Cada situación tiene una ruta distinta. Elige la tuya para ir directo a los requisitos y plazos.
Incapacidades de la red contratada
Ya no se transcriben- Las incapacidades médicas y odontológicas de la red del FOMAG tienen plena validez administrativa y prestacional.
- No requieren transcripción ni certificación adicional de Fiduprevisora.
- Solo puede expedirla el médico tratante, médico general u odontólogo de urgencias o consulta externa de la red contratada.
- La incapacidad inicial siempre se emite con origen común hasta que se surta la determinación de origen.
- Entregar la incapacidad al jefe inmediato de la institución educativa o a la Secretaría de Educación (ETC).
- Hacerlo de forma inmediata y, en todo caso, dentro de las 48 horas siguientes a su expedición (plazo IE → ETC, Manual Operativo).
- La circular también contempla que el docente la presente directamente ante la ETC en máximo 5 días hábiles, sin trámite de transcripción.
- Si no puedes desplazarte, puedes delegar la entrega en un tercero de confianza.
la IE la remita a la ETC
la lleva directo a la ETC
en HOSVITAL
Importante: la IPS debe cargar la incapacidad en la plataforma HOSVITAL dentro de las 24 horas siguientes. Esa información es el soporte que verifica su autenticidad, por eso ya no se necesita transcripción.
Incapacidades fuera de la red FOMAG
Requiere certificaciónSi te atendieron en una IPS o profesional no adscrito a la red del FOMAG, la incapacidad debe ser certificada por la Unidad de Gestión Departamental (UGD) antes de radicarla.
- Certificado de incapacidad expedido por el profesional tratante.
- Epicrisis, resumen de atención o historia clínica del evento.
- Documento de identidad del solicitante.
- Autorización expresa del titular si el trámite lo hace un tercero.
- Radica la solicitud por los canales autorizados por Fiduprevisora (sistema Horus).
- La UGD valida y emite la certificación en 3 días hábiles.
- Si falta información, tienes 24 horas para subsanar y radicar de nuevo.
- Con la certificación lista, radícala ante la ETC.
Carga los documentos completos, legibles y sin enmendaduras. Documentos incompletos retrasan la certificación y obligan a radicar nuevamente.
Incapacidad por estancia hospitalaria
Trámite retroactivoLa certificación de estancia hospitalaria es prueba suficiente de que el docente está en incapacidad temporal, y permite tomar decisiones administrativas (como nombrar un reemplazo provisional) incluso antes de conocer el tiempo total.
Solicita la certificación
El docente o su familiar solicita al médico tratante o a la institución hospitalaria la certificación de estancia hospitalaria.
El hospital emite la certificación
Cuando la hospitalización completa diez (10) días calendario, el hospital o médico tratante debe emitir la certificación de estancia hospitalaria.
Notifica y radica
El docente o su familiar notifica y radica la documentación ante la ETC y la UGD del FOMAG.
La UGD emite la incapacidad
Con base en la certificación aportada, la UGD del FOMAG expide la incapacidad de manera retroactiva por el período certificado.
Para hospitalizaciones prolongadas es obligatorio adjuntar la certificación hospitalaria vigente para legalizar la incapacidad.
Licencias parentales
Maternidad · Paternidad · Adopción- Si el parto fue atendido dentro de la red FOMAG, el certificado del médico tratante tiene plena validez y no requiere certificación adicional.
- La IPS debe cargar la información en HOSVITAL.
- Registro civil de nacimiento del menor.
- Documento de identidad del solicitante.
- Demás documentos requeridos para validar el derecho.
- Registro civil del menor entregado en adopción y registro civil de nacimiento.
- Acta de entrega del menor expedida por el ICBF o la institución autorizada.
- Soportes que acrediten el derecho. Según el caso: providencia judicial de custodia (por fallecimiento o enfermedad de la madre) y demás documentos legales.
Cada trámite tiene requisitos específicos. Verifica los documentos exigidos antes de radicar tu solicitud ante la UGD del FOMAG.
Certificación de incapacidad postcalificación (PCL)
Trámite administrativo · UGDAplica solo cuando ya existe un dictamen de pérdida de capacidad laboral. La gestiona directamente la Unidad de Gestión Departamental (UGD) de Fiduprevisora, con apoyo del médico laboral.
- Docentes que interpusieron recurso contra el dictamen dentro de los términos legales, mientras se resuelve la instancia.
- Docentes con dictamen de PCL en firme, mientras se proyecta, firma y notifica el acto administrativo pensional o su inclusión en nómina.
- Medicina Laboral (UGD) y la ETC validan y remiten la relación de casos dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes.
- El trámite de reconocimiento de la pensión de invalidez se adelanta dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del dictamen.
- Si el docente supera 90 días calendario en esta condición sin ingreso efectivo a nómina de pensionados, la UGD hace seguimiento especial al caso.
La expedición de esta certificación se suspende una vez el docente queda incluido en la nómina de pensionados, y solo continúa con validación expresa de la ETC.
Ruta de radicación del docente
El proceso inicia contigo y termina con la validación de la Secretaría de Educación (ETC).
Reporte del docente a su institución educativa
Presenta la incapacidad física ante tu IE apenas sea emitida. Los directivos docentes reportan directamente a la ETC.
Remisión de la IE a la ETC
La institución educativa garantiza que la incapacidad llegue a la ETC en un plazo no mayor a 48 horas desde su emisión (Manual Operativo). Alternativamente, la circular permite que el docente la presente directamente ante la ETC dentro de los 5 días hábiles siguientes. En ambos casos, entre más pronto, mejor.
Recepción y validación en la ETC
La ETC valida la completitud. Ante dudas de autenticidad, verifica en HOSVITAL; si no aparece, eleva la verificación a Fiduprevisora–FOMAG.
Requisitos del certificado de incapacidad
Toda incapacidad debe cumplir con lo establecido en el Decreto 2126 de 2023. Verifica que tu documento contenga como mínimo:
Contacto para Santander
Reporte de incapacidades y licencias del FOMAG para el departamento de Santander, según la distribución departamental de Fiduprevisora.
Descarga la normativa completa
Consulta los documentos originales del FOMAG en los que se basa esta guía.
